Hoe Airbnb-inkomsten boeken in Exact Online
Volledige handleiding voor Belgische boekhouders
Als je een klant hebt die een woning verhuurt via Airbnb, heb je waarschijnlijk al gemerkt dat het correct boeken van deze inkomsten in Exact Online ingewikkelder is dan het lijkt. Airbnb levert gegevens in drie afzonderlijke bestanden, elk met hun eigen eigenaardigheden. De BTW-tarieven zijn gewijzigd in maart 2026. En sommige facturen bestaan simpelweg nog niet op het moment dat je ze nodig hebt.
Deze handleiding doorloopt het volledige proces — van het downloaden van gegevens op Airbnb tot het importeren van boekingsregels in Exact Online.
1. Waarom Airbnb-inkomsten anders zijn
De meeste bedrijfsinkomsten zijn eenvoudig: je maakt een factuur, je boekt ze, je geeft ze aan. Bij Airbnb maakt de verhuurder geen facturen — Airbnb regelt alles. De verhuurder ontvangt uitbetalingen en een reeks CSV-exports die je moet afstemmen tot correcte boekingsregels.
Drie zaken maken dit anders dan gewone inkomsten:
Het belastbaar feit is de uitbetalingsdatum
Volgens de Belgische BTW-wetgeving (het incasseringsstelsel) wordt omzet erkend op het moment dat de verhuurder de betaling van Airbnb ontvangt — de uitbetalingsdatum. Op dat moment wordt de BTW opeisbaar. De uitbetalingsdatum bepaalt in welke BTW-periode de inkomsten vallen en welk BTW-tarief van toepassing is.
Er zijn meerdere gegevensbronnen
Transacties (de financiële uitsplitsing) zijn de primaire bron. BTW-facturen (de servicekostfacturen van Airbnb aan de verhuurder) zijn nodig voor de inkoopzijde. Reserveringen (metadata) zijn enkel nodig voor de overgangsregel BTW. Ze worden gekoppeld aan de hand van de bevestigingscode.
Tussenrekening voor bankafstemming
Op het bankafschrift staat geen informatie over welke reservering bij welke uitbetaling hoort. Een tussenrekening overbrugt dit: je boekt elke reservering individueel op de tussenrekening, en wanneer de uitbetaling van Airbnb op de bank binnenkomt, boek je die tegen dezelfde tussenrekening. Zo klopt de afstemming.
2. De Airbnb-databestanden
Transacties (Bruto-inkomsten) — vereist
De financiële uitsplitsing: elke uitbetaling, reserveringsopbrengst, aanpassing, servicekosten en schoonmaakkosten. De transactiedatum is de uitbetalingsdatum — dit is de primaire datum voor de boekhouding en BTW.
Waar te vinden: Airbnb → Menu → Inkomsten → tabblad Bruto-inkomsten → stel het datumbereik in op de gewenste periode → CSV exporteren.
Geen pagineringsprobleem — het volledige bereik wordt in één bestand geëxporteerd. Duplicaten worden bij import genegeerd.
Reserveringen — optioneel (enkel voor overgangsregel)
Een lijst van alle gastboekingen met boekingsdata. Enkel nodig als de verhuurder reserveringen heeft die geboekt zijn vóór 1 maart 2026 met uitbetalingen vóór 1 juli 2026 — in dat geval is de boekingsdatum nodig om het overgangstarief van 6% BTW toe te passen in plaats van 12%.
Waar te vinden: Log in op Airbnb als verhuurder → pagina "Vandaag" → scroll naar "Alle reserveringen bekijken" → tabblad "Alle" → Exporteren → CSV-bestand downloaden.
Airbnb exporteert enkel de huidige pagina. Upload meerdere pagina's indien nodig — duplicaten worden genegeerd.
BTW-facturen — vereist voor inkoopexports
De facturen van Airbnb voor de servicekosten aan de verhuurder. Dit is de inkoopzijde — wat Airbnb de verhuurder in rekening bracht voor hun commissie.
Waar te vinden: Dezelfde reserveringenpagina → Exporteren → BTW-facturen downloaden. Geëxporteerd per maand, gegroepeerd op incheckmaand.
Belangrijk:
- Airbnb genereert facturen pas na checkout. Als de gast nog niet heeft verbleven, bestaat de factuur nog niet.
- Facturen zijn slechts 6 maanden beschikbaar. Download ze tijdig.
3. De drie exports voor Exact Online
Zodra je de gegevens hebt verwerkt, moet je drie afzonderlijke journaalbestanden aanmaken:
Verkoopjournaal
Boekt de omzet van de verhuurder. Elke reservering wordt een regel met het brutobedrag (uitbetaling + servicekosten), het toepasselijke BTW-tarief en de omzetgrootboekrekening. De uitbetalingsdatum is de factuurdatum.
| Zijde | Typische rekening | Doel |
|---|---|---|
| Debet | 400xxx | Gast / debiteur |
| Credit | 70xxxx | Omzet |
Inkoopjournaal
Boekt de servicekostfacturen van Airbnb met verlegde BTW (Belgische BTW-vakken 87 & 59). Elke factuur wordt een regel met het bedrag van de servicekosten.
| Zijde | Typische rekening | Doel |
|---|---|---|
| Debet | 61xxxx | Servicekosten (kost) |
| Credit | 440xxx | Airbnb / crediteur |
Memoriaal
De afstemming via de tussenrekening. De memoriaalboeking verplaatst het nettobedrag van Verkoop minus Inkoop naar een tussenrekening voor een bepaalde periode. Wanneer de bankoverschrijving van Airbnb binnenkomt, boek je die tegen dezelfde tussenrekening in Exact Online — en het saldo moet kloppen.
| Zijde | Typische rekening | Doel |
|---|---|---|
| Debet | 440000 | Aflettering Airbnb |
| Credit | 400000 | Aflettering gast |
| Saldo | 589xxx | Tussenrekening |
De tussenrekening in het Memoriaal moet overeenkomen met de rekening die gebruikt wordt bij het boeken van bankontvangsten in Exact Online, anders werkt de afstemming niet.
4. Bepaling van het BTW-tarief
Belgische BTW op kortetermijnverhuur (gemeubeld logies):
- 6% voor uitbetalingen ontvangen vóór 1 maart 2026
- 12% voor uitbetalingen ontvangen vanaf 1 maart 2026
Het tarief wordt bepaald door de uitbetalingsdatum — wanneer de verhuurder het geld van Airbnb ontvangt. Dit volgt de Belgische BTW-regels voor het incasseringsstelsel.
Overgangsregel: Reserveringen geboekt op of vóór 28 februari 2026, waarvan de uitbetaling ontvangen is vóór 1 juli 2026, komen nog in aanmerking voor het oude tarief van 6%. Na 30 juni 2026 vervalt de overgangsregel en worden alle uitbetalingen belast aan 12%.
Elke boekingsregel bevat het BTW-tarief, bepaald op het moment van de export. Eenmaal bevestigd is het onwijzigbaar.
5. Overige aandachtspunten
Ontbrekende facturen
Airbnb genereert BTW-facturen pas na checkout. Als de gast nog niet verbleven heeft, bestaat de factuur nog niet. Dit betekent:
- Bij het aanmaken van een inkoopexport zijn sommige facturen mogelijk nog niet beschikbaar
- Het systeem markeert deze als waarschuwingen
- Upload de facturen zodra ze beschikbaar zijn en maak een nieuwe inkoopexport aan
Rekeningen per advertentie
Een verhuurder met meerdere woningen kan verschillende grootboekrekeningen nodig hebben per advertentie — verschillende omzetrekeningen, verschillende kostenrekeningen. Het systeem koppelt de juiste mapping voor elke boekingsregel op basis van de advertentie.
6. Het volledige werkproces
Zo ziet het volledige maandelijkse proces eruit wanneer het handmatig wordt gedaan:
- Download de CSV met bruto-inkomsten van Airbnb voor de gewenste periode
- Download de BTW-facturen voor de gewenste maand
- Download optioneel de reserveringen (enkel voor de overgangsregel BTW)
- Importeer alle bestanden in een spreadsheet of tool
- Koppel transacties en facturen aan de hand van de bevestigingscode
- Bereken de BTW aan het juiste tarief (6% of 12%) op basis van de uitbetalingsdatum
- Stel de Verkoopjournaal-CSV samen met de juiste kolommen voor Exact Online
- Stel de Inkoopjournaal-CSV samen met BTW-codes voor verlegde BTW
- Stel de Memoriaal-CSV samen met boekingsregels voor de tussenrekening
- Controleer alle grootboekrekeningen, relatiecodes en BTW-codes per advertentie
- Importeer alle drie in Exact Online
Voor één klant kost dit 1 à 2 uur als alles vlot verloopt. Voor meerdere klanten, elk kwartaal, wordt dit een aanzienlijke tijdsinvestering.
Het alternatief
Airbtw automatiseert stappen 4 tot en met 11. Je downloadt de bestanden van Airbnb, uploadt ze in de assistent, en die zorgt voor de koppeling, BTW-berekening en het genereren van exports. Je controleert de resultaten en downloadt de CSV's voor Exact Online.